A agilidade nas respostas é uma das maiores exigências dos consumidores em relação às marcas. Somado a isso o alto volume de contatos que algumas empresas recebem, o uso de algumas mensagens rápidas e padronizadas para a comunicação com os clientes pode se fazer necessário.
Apesar da personalização do atendimento ser essencial para estratégias de satisfação do consumidor, alguns templates também podem ajudar a padronizar a qualidade da abordagem e facilitar o dia a dia dos profissionais de atendimento.
É fundamental, porém, que o uso dessas frases modelo seja feito com equilíbrio e contexto com a necessidade de cada cliente. Caso contrário, podem causar confusão e gerar ainda mais atrasos na operação de atendimento.
Para te ajudar, neste artigo vamos explicar quando e como vale a pena usar as mensagens rápidas, além de trazer alguns exemplos. Confira!
Utilizar mensagens rápidas para atender aos clientes vale a pena?
Como citamos acima, o uso de mensagens rápidas no atendimento pode ser positivo ou negativo. Por isso, é preciso analisar as situações e momentos em que eles podem ser benéficas para empresa e clientes.
Vantagens da utilização de frases prontas
Além de claramente reduzir o tempo de resposta, outra vantagem de usar mensagens rápidas no atendimento é que elas permitem que seu time tenha uma comunicação mais padronizada e coerente, aumentando a eficiência e a qualidade do atendimento.
Elas também ajudam a garantir uma comunicação clara e objetiva, evitando mal-entendidos e melhorando a experiência do cliente. Outra vantagem é que o treinamento de novos colaboradores fica mais fácil e eficiente.
Como aplicar corretamente mensagens rápidas?
A aplicação correta das mensagens rápidas com frases prontas é crucial para alcançar as vantagens esperadas. Portanto, é importante que elas sejam escolhidas de acordo com a situação específica e que sejam adaptadas, se necessário, para que sejam relevantes ao seu cliente.
Vale destacar que essas mensagens já prontas devem ser utilizadas como uma ferramenta complementar ao atendimento, e não como uma resposta única e genérica para todos os casos.
É essencial que o profissional de atendimento tenha as habilidades e conhecimentos para se comunicar e entender a situação de cada cliente, assim, poderá escolher a frase mais adequada e adaptá-la para atender às necessidades da pessoa. Técnicas de escuta ativa e atendimento empático são exemplos de skills importantes para a atuação.
Logo, para manter a boa qualidade e a eficiência do atendimento, é importante que as frases escolhidas pela gestão sejam ensinadas e treinadas com o time, mostrando como usá-las da forma correta e com confiança.
Personalize as mensagens para atender às necessidades específicas de cada cliente
Como falamos acima, não é porque as frases de mensagens rápidas ajudam a agilizar e padronizar o atendimento que a personalização deve ser descarta. Pelo contrário, o olhar atento para a necessidade do cliente é essencial para atingir a satisfação em todos os pontos de contato.
E quando falamos em personalizar o atendimento não se trata apenas de chamar o cliente pelo nome, mas sim de entender o momento, necessidade e perfil de cada um. Uma frase padronizada enviada sem conexão com o que o consumidor precisa só irá aumentar a insatisfação e o tempo de atendimento.
Por isso, é importante que o uso de mensagens rápidas estejam alinhadas com uma estratégia de customer experience, garantindo que a boa experiência do cliente seja sempre a prioridade em qualquer etapa do atendimento ao cliente.
Afinal, as frases padronizadas podem ser utilizadas não apenas para agilizar um primeiro atendimento, mas também nas fases durante ou após a aquisição.
Como utilizar mensagens rápidas para melhorar a experiência do cliente?
As mensagens rápidas podem ser uma ferramenta valiosa para melhorar a experiência do cliente, pois permitem uma comunicação rápida e eficiente entre a empresa e o cliente. Podendo ser enviadas por meio de diversas plataformas e canais de atendimento, como chatbots em sites ou no WhatsApp.
Elas permitem que os clientes obtenham respostas rápidas às suas perguntas, sem ter que esperar por longos períodos de tempo para falar com um representante de atendimento ao cliente.
Além disso, as mensagens rápidas também podem ser usadas para enviar lembretes automatizados, ofertas especiais e atualizações de produtos, ajudando a mantê-los informados e aprimorando ainda mais sua experiência.
Quando bem utilizadas, as mensagens rápidas podem ajudar ainda a construir relacionamentos duradouros com seus clientes.
Agora que já entendemos como as mensagens padronizadas podem ser utilizadas para agilizar o atendimento sem perder a qualidade, basta conhecermos alguns exemplos, não é mesmo? Vejamos algumas a seguir!
30 Exemplos de frases prontas para mensagem rápida aos clientes
5 frases para recepcionar o cliente
Ter algumas frases padronizadas para boas-vindas pode ser muito eficaz na missão de criar uma primeira impressão positiva com o cliente. Além de tornar a abordagem de atendimento mais acolhedora, a mensagem de recepção já apresenta o tom de voz da marca ao consumidor. Vamos aos exemplos!
- Seja muito bem-vindo, [NOME]! O que posso fazer por você hoje?
- Oi, [NOME]! Bem-vindo ao(a) [empresa]. Como posso ser útil para você hoje?
- Bem-vindo, [NOME]! O que posso fazer para melhorar sua experiência conosco?
- Olá! Como vai? Meu nome é [seu nome], irei fazer o seu atendimento hoje. Me conta, como posso ajudar?
- Olá, tudo bem? Aqui é [seu nome] e estou à sua disposição. Primeiro, quero entender melhor o motivo do seu contato para que eu possa ajudar você!
5 expressões de confirmação: compreensão do problema do cliente
Reconfirmar a compreensão do problema do cliente é essencial para garantir a resolução e a satisfação do consumidor, evitando assim falhas de comunicação e compreensão da real necessidade.
As frases padronizadas ajudam a manter esta importante fase no processo de atendimento e permitem que o atendente mostre empatia e compaixão ao cliente. Confira 5 exemplos para confirmar e entender a necessidade do consumidor.
- Entendi, [NOME]. Você está tendo problemas para [realizar determinada ação], certo?
- Estou vendo que você gostaria de [solução pra necessidade], correto?
- Entendo completamente. Vou me esforçar para resolver isso o quanto antes. Só para confirmar, você procura [realizar determinada ação], certo?
- Certo, você está solicitando uma [solução pra necessidade], correto?
- Entendi, você está solicitando [solução pra necessidade] porque o serviço não foi entregue de acordo com as suas expectativas, certo?
5 mensagens de reconhecimento e solução do problema
Quando um cliente procura a empresa para resolver um problema, ele espera eficiência e agilidade. Portanto, não adiantar negar ou indicar culpados, mas sim resolver a sua necessidade. Algumas frases prontas ajudam nessa etapa, veja os modelos abaixo.
- Agradecemos por informar sobre o problema, [NOME]. Estamos trabalhando para solucioná-lo o mais breve possível e garantir sua satisfação!
- Peço desculpas pelo inconveniente. Estamos tomando medidas imediatas para corrigir o problema e melhorar sua experiência conosco.
- Entendemos sua frustração e queremos resolver o problema de forma eficiente. Por favor, permita-nos um pouco de tempo para investigar e encontrar uma solução adequada.
- A sua opinião é importante para nós e estamos trabalhando para solucionar o problema o mais rapidamente possível. Por favor, fique à vontade para entrar em contato conosco caso precise de mais informações.
- Compreendo o seu problema e a partir de agora ele é meu também. Vamos resolvê-lo o quanto antes
5 frases prontas para acalmar o cliente
Lidar com clientes irritados é um dos maiores desafios no atendimento e relacionamento. Por isso, oferecer uma resposta calmante ao cliente pode ajudar a evitar a agitação, além de mostrar compreensão e apoio ao cliente para começar o atendimento de forma tranquila e eficiente.
Assim, será possível entender o real problema e buscar a solução mais adequada. Veja 5 exemplos de mensagens rápidas para atender os clientes irritados:
- Compreendo sua preocupação e estou aqui para ajudá-lo. Poderia me contar com mais detalhes o que aconteceu?
- Sinto muito mesmo que isso tenha acontecido. Quero te ajudar, você pode descrever o que houve?
- Peço desculpas a você, sei como deve estar se sentido. Me conta tudo o que aconteceu, assim vou trabalhar na resolução rápida para você!
- Realmente, é uma situação muito desagradável. Em nome da [empresa], peço as mais sinceras desculpas. Vamos trabalhar juntos para encontrar uma solução!
- Estou aqui para ajudá-lo. Por favor, me diga o que precisa e eu farei o meu melhor para resolver.
5 modelos de mensagens rápidas para oferecer instrução ao cliente
Outro momento em que as mensagens rápidas podem ser úteis para o atendimento ao cliente é na hora de fornecer instruções claras e precisas. Afinal, muitas empresas possuem processos que podem ser complicados para o cliente realizar sem o correto suporte.
É importante, portanto, tornar o processo de instrução simples e intuitivo, além é claro de oferecer suporte adicional ao cliente se necessário. Veja alguns exemplos para iniciar esse tipo de atendimento:
- Por favor, siga estes passos simples para resolver o seu problema.
- Garanta que você esteja seguindo estas etapas para obter o resultado desejado.
- Aqui estão as etapas exatas para resolver o seu problema. Por favor, siga-as cuidadosamente.
- A primeira coisa que você precisa fazer, [nome do cliente], é…
- Está tendo dificuldades nesse processo? Quer que eu repita o procedimento juntamente com você?
5 mensagens de espera no atendimento ao cliente
Nos períodos de ausência ou fila de espera no atendimento ao cliente é preciso avisá-lo. Além do tempo de espera, é importante informar sobre as alternativas ao cliente enquanto espera e mantê-lo atualizado sobre o progresso.
Nesses casos, as frases prontas são essenciais e devem ser pensadas nas necessidades e perfis de cada cliente. Porém, alguns exemplos podem ajudar, confira:
- Desculpe pelo tempo de espera. Estamos trabalhando o mais rápido possível para atender a todas as solicitações.
- Estamos verificando a sua solicitação e entraremos em contato o mais rápido possível. Obrigado por sua paciência.
- Olá, no momento não poderemos nos falar. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta, das 8h às 18h!
- Vou conseguir resolver essa questão dentro de [x minutos]. Enquanto isso, que tal dar uma olhada nos conteúdos no nosso blog [link]?
- Trago boas notícias, seu problema será resolvido em [x minutos]! Você prefere aguardar por aqui ou que eu retorne assim que estiver tudo certo?
Conclusão
O uso de mensagens rápidas no atendimento ao cliente é uma estratégia importante para garantir que as necessidades dos clientes sejam atendidas de forma rápida, eficiente e satisfatória. Essas frases prontas permitem que os representantes do atendimento ao cliente forneçam informações claras, precisas e tranquilizadoras aos clientes, bem como instruções passo a passo para resolver problemas.
Além disso, permitem maior controle sobre a quantidade de trabalho e garantam que as solicitações dos clientes sejam atendidas de forma eficiente. Trata-se de uma ferramenta valiosa para melhorar a satisfação do cliente, desde que alinhada ao atendimento personalizado e resolutivo.
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